Налоговой инспекцией было введено новое правило, при котором любое регистрирующееся общество обязано предоставить от собственника нежилого помещения гарантийное письмо. В нем должно быть указано, что Арендодатель обязуется заключить договор аренды или субаренды с фирмой после прохождения процесса ее регистрации в налоговом органе. К этому письму необходимо приложить копию свидетельства о праве на собственность.
Алгоритм прохождения регистрации в налоговом органе примерно такой. Вы подаете документы и гарантийное письмо на адрес, а также свидетельство от собственника помещения. Налоговая инспекция делает запрос в свое территориальное подразделение, к которому относится данный юридический адрес, а территориальное подразделение запрашивает собственника помещения: выдавал ли он гарантийное письмо для вашего общества. После подтверждения информации фирма проходит регистрацию.

Вообще по закону регистрирующаяся фирма не обязана прикладывать копию свидетельства о праве на собственность и гарантийное письмо к документам, которые приготовлены для создания ООО, но работает это почему-то через раз. И если вы не приложили эти документы, то велика вероятность отказа. В решении об отказе будет указана причина: предоставление недостоверных данных об адресе местонахождения юридического лица. Так что лучше заранее позаботиться о том, чтобы арендодатель подписал гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса и о намерении предоставить вам помещение в аренду. Также будет очень хорошо, если арендодатель предоставит вам нотариально заверенную копию документа на право собственности.
Конечно, подавать гарантийное письмо вместе со всеми остальными документами или нет – решать вам. Но если вы не уверены в своем арендодателе или пользуетесь услугами некоей фирмы, которая дает вам гарантийное письмо, то лучше попросить все необходимые бумаги и нотариально их заверить, так как это будет являться гарантом того, что вы не будете обмануты.

Что касается стоимости гарантийного письма, то нужно понимать, что оно само по себе ничего не стоит. Письмо лишь позволяет убедить налоговый орган в том, что у вас есть договоренность с будущим арендодателем. Самое важное – это договор аренды офиса. Сейчас на рынке подобных услуг очень много предложений, в которых говорится только о гарантийных письмах. Но нужно помнить о том, что после прохождения процедуры регистрации вам будет нужно хранить копии уставных документов по адресу официального местонахождения фирмы (на случай проверки), а также иметь возможность пребывать по адресу, на котором зарегистрирована фирма. Еще один важный момент – копия договора аренды офиса нужна обязательно при открытии счета в банке.